Systemy zarządzania dokumentami nazywane są inaczej systemami DMS i stanowią nieocenione narzędzia informatyczne w przedsiębiorstwach działających w bardzo różnych branżach. Pozwalają na uporządkowanie i sklasyfikowanie plików, a także ułatwiają do nich dostęp oraz ich szybką edycję. Firmy, które chcą usprawnić swoje działanie, powinny poważnie rozważyć ich wdrożenie. Warto jednak zastanowić się, jakie cechy powinien mieć system, aby był jak najlepiej dopasowany do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.
- Kto zajmuje się projektowaniem systemów DMS?
- Jakie cechy powinien mieć system zarządzania dokumentami w firmie?
- Zalety systemów DMS
Kto zajmuje się projektowaniem systemów DMS?
Projektowanie systemu DMS, który pozwoli na sprawne zarządzanie dokumentami w firmie to złożony proces. Przede wszystkim wymaga przeprowadzenia dogłębnej i rzetelnej analizy specyfiki danej firmy, jej potrzeb, a także prognozy jej rozwoju. Należy zwrócić uwagę na słabe strony przedsiębiorstwa, które zleca stworzenie i wdrożenie systemu IT, a także oszacować ryzyko, jakie wiąże się z tą inwestycją. Nie można zapominać także o oczekiwaniach osób, które docelowo mają korzystać z gotowego systemu. Biorąc pod uwagę wszystkie istotne kwestie, projektowanie i wdrażanie systemów IT zleć firmie IT Touch, która posiada zarówno specjalistyczną wiedzę, jak i doświadczenie.
Wybierając firmę, która ma zająć się projektowaniem systemu DMS dla firmy, należy zwrócić uwagę także na to, czy zapewnia ona wsparcie na dalszym etapie, czyli w czasie użytkowania systemu. Systemy IT potrzebują stałego administrowania, niejednokrotnie wprowadzane są poprawki, czy ulepszenia, dlatego współpraca z firmą IT powinna być długofalowa.
Jakie cechy powinien mieć system zarządzania dokumentami w firmie?
Biorąc pod uwagę to, jak ważną rolę odgrywają obecnie nowe technologie, można śmiało pokusić się o stwierdzenie, że żadne przedsiębiorstwo nie może już funkcjonować bez technologii cyfrowych. Ich celem jest m.in. połączenie odseparowanych od siebie zbiorów danych, a także cyfryzacja procesów mających miejsce w przedsiębiorstwie. Bardzo duże znaczenie ma to, czy zaprojektowany system oferuje wiele funkcjonalności, pozwala na zarządzanie dokumentami w ilościach masowych, a także czy jest wyposażony w nowoczesne narzędzia do zarządzania workflow i automatyzacji procesów biznesowych. Kolejną istotną cechą systemów zarządzania dokumentami jest to, że powinny być proste i intuicyjne w obsłudze.
Zalety systemów DMS
Poniekąd wymieniliśmy już zalety systemów zarządzania dokumentami, nie mniej chcielibyśmy zwrócić uwagę na kilka dodatkowych kwestii. Przede wszystkim ogromne znaczenie mają dość prozaiczne kwestie, jak usprawnienie codziennej pracy, oszczędność czasu i pieniędzy, a także energii pracowników. Dzięki systemom DMS lepiej chronione są wrażliwe i poufne dane biznesowe.
Bez wątpienia dla wielu firm znaczenie ma również aspekt ekologiczny. Wdrażając system DMS, firma realizuje idee paperless office, czyli biura przyjaznego środowisku, bez papieru. Oszczędność dotyczy również energii elektrycznej, która jest zużywana do obsługi infrastruktury do drukowania.